La política de tratamiento de datos se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales.

Autorización

En cumplimiento del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los adicionen, modifiquen, supriman, complemente o deroguen, se requiere la autorización previa e informada del titular para el tratamiento de datos personales. Mediante la aceptación de la presente política, todo titular que facilite información relativa a sus datos personales, está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de FERROSVEL S.A.S, en los términos y condiciones regidos por la misma.

Definiciones

Las siguientes son las definiciones contenidos en la Ley 1581 de 2012.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Finalidad y tratamiento

FERROSVEL S.A.S, en el desarrollo de su actividad comercial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a sus clientes, proveedores, empleados y partes interesadas, que están contenidos y son tratados en las bases de datos destinados a finalidades legitimas de carácter administrativo, contable, laboral, tributario, comercial y de contacto promocional definidas asi:

Desarrollar el objeto social de LA EMPRESA conforme a sus estatutos legales

Cumplir las normatividad aplicable tributaria y comercial.

Controlar el acceso a las instalaciones de LA EMPRESA estableciendo medidas de seguridad, mediante la implementación de zonas video-vigiladas

Suministrar información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma

Poseer información actualizada de los titulares para la realización de consultas en centrales de riesgos

Soportar los procesos de auditoría interna y externa de LA EMPRESA

Brindar respuestas oportunas a las diferentes consultas, peticiones, quejas y/o reclamos por parte de titulares y/u organismos de control

Elaborar informes de gestión en las áreas administrativas, financiera, contable y comercial

Realizar campañas de publicidad y mercadeo

Registro de la información de los candidatos, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de la EMPRESA

Procesar, consultar, solicitar, suministrar, divulgar, comercializar, y analizar, incluyendo pero sin limitarse, la información básica, crediticia, financiera, tributaria, bancaria, comercial, de experiencia de clientes, proveedores, asociados, empleados, y demás terceros objeto de interés

Cualquier otra finalidad legalmente valida que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial, civil y/o laboral entre FERROSVEL y el Titular del Dato.

Derechos de los titulares de la información

Los titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse en la siguiente forma.

  1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios legales dispuestos para tal fin.

  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar su calidad

  3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

  4. Por estipulación en favor de otro y para otro

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los derechos de los titulares son los siguientes:

Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.

Derechos de quejas y reclamos

La ley distingue cuatro tipos de reclamos

Reclamo de corrección; el derecho del Titular a que se actualicen, rectifique o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Reclamo de revocación: el derecho del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales

Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de protección de datos

Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento. Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

Casos en que no es necesaria la autorización.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

b) Datos de naturaleza pública;

c) Casos de urgencia médica o sanitaria;

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Derecho a presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones: el titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

Atención a los titulares de datos

El encargado de la atención a las consultas, peticiones y reclamos es directamente FERROSVEL S.A.S y la persona y/o cargo encargado de atender la petición será: aquella delegada por la empresa para tal fin, la cual puede contactar en el PBX: (4) 444 0616 en la ciudad de Medellín, puede igualmente dirigir una solicitud por escrito a la dirección Calle 31B #89E - 140 Medellín- Antioquia o enviar un mail al correo electrónico: ferrocontacto@ferrosvel.com.

Procedimientos para ejercer los derechos del titular

Derechos de acceso o consulta

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos

  1. Al menos una vez cada mes calendario

  2. Cada vez que existen modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, FERROSVEL S.A.S, solamente podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y en su caso certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos

El titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso a consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a FERROSVEL S.A.S, enviando mediante correo electrónico a ferrocontacto@fesrrosvel.com, indicando en el asunto: “ejercicio de derecho de acceso a consulta” o a través de correo físico remitido a la Calle 31B #89E – 140 en la ciudad de Medellín - Antioquia, la cual deberá contener los siguientes datos.

  1. Nombre y apellidos del titular

  2. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del titular y en su caso de la persona que lo representa, así como el documento certificante de tal representación

  3. Petición que contenga la solicitud de acceso o consulta.

  4. Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

  5. Documentos acreditativos de la petición formulada.

El titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada.

  • Visualización en pantalla.

  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado

  • Correo electrónico u otro medio electrónico

  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento ofrecido por FERROSVEL S.A.S, para la fecha de ocurrencia según la disponibilidad tecnológica del momento.

Una vez recibida la solicitud, FERROSVEL S.A.S, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informara al interesado, expresando los motivos de demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Esto plazos están fijados en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012. Una vez agotado el trámite de consulta, el titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Derecho de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho quejas y reclamos, mediante un escrito dirigido a FERROSVEL S.A.S, enviando mediante correo electrónico a ferrocontacto@fesrrosvel.com, indicando en el asunto: “ejercicio de derecho de queja y/o reclamo” o a través de correo postal remitido a través de correo físico a la Calle 31B #89E – 140 en la ciudad de Medellín - Antioquia, la cual deberá contener los siguientes.

  1. Nombre y apellidos del titular

  2. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del titular y en su caso de la persona que lo representa, así como el documento certificante de tal representación

  3. Petición que contenga la queja o el reclamo

  4. Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante

  5. Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos 2 meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

FERROSVEL S.A.S, resolverá la petición, queja o reclamo, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Medidas de seguridad

FERROSVEL S.A.S, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la ley 1581 de 2012, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta uso o acceso no autorizado y fraudulento.

Por otra parte, FERROSVEL S.A.S, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de trasmisión ha requerido a los encargados del tratamiento de datos con los que trabaje en el futuro, la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de datos personales.

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por FERROSVEL S.A.S

AMBITO GENERAL

Tipo de Datos

Publico, privados, semiprivados y sensibles

Presentación de los Datos

Automatizados y manuales

Asignación

Actividad

Gestión de Talento Humano

Firma del acuerdo de confidencialidad sobre el manejo de los datos tratados con relación al cargo a desempeñar. Documento anexo al contrato de trabajo. En el momento de vinculación y acta de desvinculación.

Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios y su relación con los datos manejados.

Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento de los datos

Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias por el incumplimiento de los acuerdos de confidencialidad establecidos

Control de acceso

Definición de política de asignación de permisos y creación de perfiles

Lista actualizada de usuarios y perfiles y/o permisos de acceso

Mecanismos y procedimientos de seguridad para evitar el acceso a datos privados de clientes, proveedores, empleados y accionistas.

Definición de un acceso controlado y con límites según el cargo a desempeñar

Gestión de documentos y soportes

Acceso físico restringido al lugar donde se almacenan los datos.

Medidas de control de almacenamiento de datos, ubicación y alojamiento.

Medidas que evitan el acceso indebido a la recuperación de los datos que han sido descartados, borrados o destruidos

Control en la generación de documentos

Autorización del responsable para la salida de documentos o soportes por medio físico o electrónico

Incidentes

Registro de notificación y gestión de incidentes

Registro de incidencias en que se ha presentado con todos los detalles de la incidencia.

Momento de ocurrencia, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras tomadas.

Manual interno de seguridad

Elaboración e implementación de manual de obligatorio cumplimiento por el personal el cual debe ser comunicado al momento de su vinculación y consta por medio escrito dicha inducción.

Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de la bases de datos procedimientos ante incidencias, procedimientos de copias y recuperación de datos. Manual de almacenamiento de información privada, contable y administrativa, Modelo de destrucción de documentos.

CONSIDERACIONES ESPECIALES SOBRE BASES DE DATOS AUTOMATIZADAS

Asignación

Actividad

Identificación y autenticación

Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización.

Mecanismos de identificación y autenticación: Contraseñas, asignación, caducidad y almacenamiento cifrado

Telecomunicaciones

Acceso de datos mediante redes seguras

CONSIDERACIONES ESPECIALES SOBRE BASES DE DATOS MANUALES

Asignación

Actividad

Archivo

Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y permitan el ejercicio de los derechos de los titulares en los tiempos indicados a ellos.

Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan acceso a personas no autorizadas.

Deber de diligenciar y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos.

Transferencia de datos a terceros países

De acuerdo al título VIII de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  • Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa en inequívoca para la transferencia

  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.

  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable

  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad

  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.

  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requieren la viabilidad de la operación.

Las trasmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de trasmisión de datos personales

Vigencia

Las bases de datos que estén bajo la responsabilidad de FERROSVEL S.A.S, serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea indicado por la Ley Colombiana aplicable. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, FERROSVEL S.A.S, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.

La presente política de tratamiento permanece vigente y ha sido revisada y actualizada desde 01 de marzo de 2019.